Sachprämien und Gutscheine – Entlastung oder Belastung für das Ideenmanagement?

Häufiger erhalten wir Anfragen von Kunden und Interessenten in denen wir gefragt werden, wie es sich mit dem Thema Sachprämienshops verhält und was wir diesbezüglich empfehlen würden. Pauschale Antworten auf diese Fragestellungen sind leider nicht möglich. Dennoch versuchen wir uns diesem Thema einmal anzunähern

Wie geht man heute mit Sachprämien um?

Sachprämien eignen sich nach wie vor dazu, die Prämierung im Ideenmanagement attrakiver zu gestalten und über Sachprämien eine emotionale Ansprache auch im Marketing zu erreichen.

Nun gibt es hierzu eine ganze Reihe von Ansätzen von der selbstständigen Verwaltung von Sachprämien bis hin zu Anbietern, welche dem Ideenmanagement dankenswerter Weise Einkauf, Verwaltung, Versand und Abrechnung von Sachprämien abnehmen oder aber in Form von Bezahlkarten und Gutscheinen ganz andere Ansätze verfolgen. Allerdings fangen wir zunächst einmal von vorne an.

Innerhalb der 80er und 90er Jahre setzte sich in vielen Unternehmen im Betrieblichen Vorschlagswesen, oder oftmals auch damals schon Ideenmanagement genannt, der Einsatz von Sachprämien durch. Dies diente und dient bis heute bei vielen Unternehmen dazu, Mitarbeitern bei insbesondere kleineren monetären Prämien die Versteuerung zu ersparen und durch entsprechend attraktive Sachprämien zu ersetzen. Nun sind besonders prominente Beispiele für Sachprämien Werbemittel des Unternehmens, häufig auch Tankgutscheine oder entsprechend Artikel, die innerhalb der jeweils gültigen Steuerfreigrenzen für Sachprämien bleiben. Sachprämien sind ein spannendes Mittel die Motivation der Mitarbeiter zu steigern und dazu das Ideenmanagement positiv in Gerede zu bringen. Dafür ist es erforderlich, dass die Sachprämien entsprechend für die Zielgruppe attraktiv sind. Attraktive Sachprämien bewirken, dass Mitarbeiter auf die Sachprämien aufmerksam werden und Gespräche unter den Mitarbeitern darüber entstehen können. Damit sind Sachprämien auch ein Bestandteil des Marketing- und Kommunikationskonzepts eines Ideenmanagements (Vergleichen Sie hierzu den Blogbeitrag: Marketing Menü im Ideenmanagement). Dementsprechend sollten die Methoden des Marketings hierbei nicht außer Acht gelassen werden.  

Aus der Herausgabe von Sachprämien haben sich in den letzten Jahren einige Herausforderungen für die jeweiligen Unternehmen herauskristallisiert:

• Sachprämien müssen in der Regel zum Einkaufspreis versteuert werden, dies ist z.B. bei Elektronikartikeln mitunter ärgerlich. Beispiel: Am Anfang eines Jahres wird ein Bestand an USB Sticks eingekauft, deren Einkaufspreis wäre am Ende eines Jahres deutlich geringer, weil diese technisch veraltet sind und damit im Handel unter dem zu versteuernden Einkaufspreis erworben werden können.
• Viele Sachprämien nutzen sich mit der Zeit ab, werden dementsprechend unattraktiv.
• Es erweist sich als schwierig, immer wieder neue attraktive Sachprämien innerhalb der Steuerfreigrenzen zu recherchieren.
• Die Bestandspflege von Sachprämien ist mitunter mit erheblichem Aufwand verbunden.

Aus diesen Gründen haben viele Unternehmen in den letzten Jahren die Herausgabe und eigenständige Verwaltung von Sachprämien eingestellt oder beispielsweise durch Gutscheine, insbesondere Tankgutscheine, oder die Anbindung von externen Anbietern für Sachprämien (sogenannten Sachprämienshops) oder Gutscheinshops ersetzt. Ein wesentlicher Vorteil von Sachprämienshops und Gutscheinshops ist die Auslagerung des Fulfillments. Dies bedeutet, dass nicht das Ideenmanagements für Beschaffung, Lagerverwaltung und Herausgabe an die Mitarbeiter und die Abwicklung von Reklamationen zuständig ist, sondern der entsprechende Anbieter respektive im Falle von Gutscheinshops der angeschlossene Handel. Dies spart in der Regel Ressourcen.

Vorteile von Sachprämien- & Gutscheinshops:

• Einkauf
• Lagerverwaltung und Bestandspflege
• Pflege von Produktbeschreibungen
• Herausgabe und Übergabe an den Mitarbeiter
• Vereinfachung der Versteuerung
• Abwicklung von Reklamationen

 
Diese Vorgehensweise ist aufgrund der Herausforderungen nachvollziehbar. Schließlich soll sich das Ideenmanagement bei den meisten Unternehmen idealerweise nicht mit der Lagerverwaltung von Artikeln oder der aufwändigen Verbuchung und ggfs. noch Fragen der Versteuerung der Artikel beschäftigen.

 
Was ist heute State-of-the-Art in Bezug auf Sachprämien?

Im Bereich der Sachprämienshops und Anbietern von Gutschein- oder Bezahlkartensystemen gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten. Zu unterscheiden ist in diesem Fall sicherlich zwischen Anbietern für Sachprämienshops und Anbietern sogenannter Bezahlkarten-/ Gutscheinsysteme.

Während Sachprämienshops (z.B. Ipo-Prämienservice, Cadooz) die typische Usability eines Online Shops bieten, werden bei Anbietern von Gutschein- und Bezahlkartensystemen (z.B. EdenRed/Couponing House/ Bonago) die Prämien in der Regel auf eine Gutschein- oder Bezahlkarte gebucht. 

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Ein Sachprämienshop bietet in der Regel eine beträchtliche Auswahl von Sachprämien. Häufig besteht die Möglichkeit mit einer Zuzahlung auch höherwertige Produkte zu erwerben. Ein häufig genannter Nachteil von Sachprämienshops ist jedoch, dass Mitarebeiter oftmals im Internet günstigere Preise finden und dies dann zu Rückfragen führt und teilweise auf Unverständnis stößt. Hier klagen viele Ideenmanager über die erhöhten Aufwände, diesen Umstand gegenüber der eigenen Mitarbeiterschaft zu erklären. Weiterhin ist es empfehlenswert, das Sortiment des Sachprämienshops genauer zu betrachten. Schließlich sollen die Prämien auch für die Mitarbeiter attraktiv sein.

Bei den Gutschein- / Bezahlkartensystemen ist auf die Details zu achten.Ggfs. kann die Auswahl an Sachprämien schon dadurch eingeschränkt werden, dass nur wenige Unternehmen die Gutscheine oder Bezahlkarten akzeptieren. Achten Sie zudem darauf, dass die angeschlossenen Handelsunternehmen für die Mitarbeiter auch geografisch erreichbar sind. In der Regel werden auch eine Reihe von Online Shops unterstützt, auch hier sollte zumindest kritisch betrachtet werden, ob die eigene Mitarbeiterschaft onlineaffin ist und dieser offensichtliche Mehrwert für ihre Zielgruppe damit auch eintritt

Vor- und Nachteile auf einen Blick

"Prämiensysteme geben uns eine weitere spannende Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren, aufgrund der Vielfalt die geboten wird. Das wird gut angenommen.“ Julia Letsche, Ideenmanagerin, Walter AG

Fazit

Sachprämien, Gutscheine und Bezahlkarten sind eine sinnvolle Ergänzung zu den rein monetären Prämien, insbesondere dort wo der Mitarbeiter durch steuerliche Vorteile profitieren kann.

Ein für die Zielgruppe passendes Angebot von Sachprämien steigert die Attraktivität des Ideenmanagements. Sachprämien dienen dem Marketing und können das Ideenmanagement positiv ins Gespräch bringen. Zudem können durch ein abwechslungsreiches Angebot von Sachprämien immer wieder neue Anreize gesetzt werden, um die Aufmerksamkeit auf das Ideenmanagement dauerhaft aufrecht zu halten.

Sollten die Ressourcen im Ideenmanagement knapp sein, so ist es durchaus empfehlenswert, einmal einen Blick auf die Anbieter auf dem Markt zu werfen. Eine kritische Betrachtung schadet dabei nicht und vergewissern Sie sich Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse im Auge zu behalten, schließlich sollte das Angebot für Ihre Kollegen und Mitarbeiter attraktiv sein, damit es eine positive Auswirkung auf das Ideenmanagement entfaltet.