Projekte sind tendenziell immer risikobelastet, daher ist es wichtig vor Beginn eines Projekts eventuelle Risiken zu eruieren und sie bereits im Vorfeld auszumerzen. Und hier liegt oftmals das Problem: zwar sind die gängigen Risiken wie niedriges Budget oder Zeitdruck bekannt, aber werden diese gekonnt ignoriert bzw. findet eine Minimierung ihrer Tragweite nicht statt.
Wie dem Entgegenwirken?
Im ersten Schritt muss ein klares Erwartungs-/Zielbild geschaffen werden. Was möchte ich und vor allem wie möchte ich mein Ziel erreichen? Wichtig dabei ist eine offene Kommunikation, denn nur wer offen für Anmerkungen, Hinweise und Lösungsansätze ist, ist in der Lage Rahmenbedingungen zu schaffen, die für den Ablauf eines Projekts zur erfolgreichen Einführung einer Ideenmanagement-Software notwendig sind. Hilfreich ist dabei ein gut aufgestelltes Projektteam, welches aus den betroffenen Fachbereichen, der IT sowie der Arbeitnehmervertretung besteht. Das Einbinden der Arbeitnehmervertretung ist wichtig, da diese für die Betriebsvereinbarung zuständig ist, welche sich später mit der Konfiguration decken muss. Ist das Projektteam benannt, ist es wichtig, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind. Alle Dokumente etc. müssen für alle Teilnehmer zugänglich sein, denn nur so lässt sich ein Projekt erfolgreich stemmen.
Risiken erkennen und deren Folgen minimieren!
Interne Risikofaktoren lassen sich daher am besten auch gemeinsam mit allen Projektbetrauten in Workshops identifizieren – und das bereits vor Projektstart. In einer offenen und vor allem aufgeschlossenen Atmosphäre können die einzelnen Fachbereiche/Teilnehmer ihre Bedenken sowie Probleme schildern, was wiederum zu einer Identifikation aller Einflüsse führt, die fachübergreifend auf das Projekt Auswirkungen haben können.
Schwieriger wird die Erkennung der externen Risiken, da diese oft gerade aus Bereichen kommen, in die das Projektteam keinen ausreichenden Einblick hat bzw. keine Erfahrungswerte vorweisen kann. Hier kann es nützlich sein, sich externe Beratung außerhalb der Organisation zu holen.
Risiken selektieren
Innerhalb der Workshops haben sich Checklisten bewährt mit deren Hilfe Risiken und Ursachen beschrieben werden können. Gesammelt und aufgelistet lassen sich die einzelnen Faktoren anschließend nach Eintrittswahrscheinlichkeit, Eintrittszeitpunkt und Schadensausmaß quantitativ, also monetär und zeitlich, bewerten.
Projektrisiken bewerten
Für die Bewertung der Projektrisiken hat sich die Tabellenform bewährt.
Im Zuge eines systematischen Risikomanagements können die einzelnen Risiken zu Beginn eines konkreten Projekts mit Eintrittswahrscheinlichkeiten versehen und Relevanz für den Projekterfolg bewertet werden. Anschließend kann über eine Portfolioanalyse eine Priorisierung für die Überwachung der Risiken abgeleitet werden.
Die Struktur des Dokuments sollte an die einzelnen Projektphasen angelehnt sein. Für die einzelnen Phasen werden mögliche Projektrisiken und die potenziellen Auswirkungen bei Eintritt beschrieben. Außerdem sind im Falle von den vertraglich abweichenden Projektzielen auch die geschätzten kostenpflichtigen Auswirkungen genannt.
Abbildung 1: Typische Projektphasen
Die HLP GmbH hat aus den Erfahrungen bei Ideenmanagement-Einführungsprojekten bei den unterschiedlichsten Unternehmensgrößen und Standorten gelernt und möchte diese Erfahrungen weitergeben. Daher hat sie ein „Lessons Learned“ -Dokument als Checkliste für Punkte erstellt, die in den einzelnen Projektphasen besonders zu beachten sind.
Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann laden Sie sich die kostenfreie Checkliste gleich hier herunter!
